MailStore Server

11 E-Mail-Archivierung

E-Mails effizient nutzen und langfristig sichern

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.
Die grundlegende Herausforderung
Unternehmen verfügen in der Regel über ausgezeichnet funktionierende E-Mail-Server oder Groupware- Lösungen zur E-Mail-Kommunikation. Diese Systeme wurden jedoch nie zur langjährigen Aufbewahrung und Bereitstellung großer Datenmengen konzipiert, woraus in der Praxis verschiedene technische, rechtliche und wirtschaftliche Probleme resultieren.
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
Ein E-Mail-Archiv ist als eine Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System zu betrachten, was selbstverständlich unverändert weitergenutzt wird. Der Administrator kann bestimmen, welche E-Mails zu welchen Zeitpunkten in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des regulären E-Mail-Systems gelöscht werden sollen. Das Archiv kann auch sehr große Datenmengen effizient verwalten und allen Anwendern im Unternehmen einen schnellen und bequemen Zugriff auf die archivierten E-Mails ermöglichen.

Vorteile der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Sicherheit
Rechtliche Anforderungen erfüllen - E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Diese Anforderungen gelten für alle Unternehmen in DACH. Der nach IDW PS 880 regelmäßig zertifizierte MailStore Server ermöglicht die zuverlässige Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Vorgaben.
E-Mails als Beweis nutzen - Über die rechtlichen Anforderungen hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis. 
E-Discovery - Die Archiv-Suche kann auch auf Unternehmensebene als e-Discovery- Maßnahme verwendet werden, bei der der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden kann. MailStore Server bietet zudem einen speziellen Auditor-Zugriff für externe Prüfer.
Schutz vor Datenverlusten
100% vollständige Archivierung - Durch die Archivierung aller E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang, also noch vor der Zustellung an die Anwender, können Sie die Vollständigkeit aller E-Mails im Unternehmen sicherstellen. Zusätzlich können alle bereits bestehenden E-Mails in einem Schritt archiviert werden.
Unabhängigkeit von PST Dateien - PST-Dateien stellen für die IT aus verschiedenen Gründen ein Risiko bzw. eine technische Herausforderung dar. Mit MailStore Server können alle PST-Dateien im Unternehmen archiviert und zentral gesichert werden.
Storage-Anforderungen reduzieren
Auslagerung der Daten vom E-Mail-Server - E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und stehen dabei den Anwendern weiterhin über das Archiv zur Verfügung.
Speicherplatz einsparen - Durch De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail- Server.
Backup und Restore vereinfachen
Backup- und Restore-Zeiten verkürzen - Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden.
One-Click-Restore für Anwender - Anwender können E-Mails selbstständig mit nur einem Mausklick aus dem Archiv wiederherstellen, wodurch die IT-Abteilung im Alltag deutlich entlastet wird.
Produktivität steigern
Extrem schnelle Volltextsuche - E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
Hohe Akzeptanz bei Anwendern - Beispielsweise durch eine nahtlose und intuitiv bedienbare Integration in Microsoft Outlook oder Web Access.
Postfachbegrenzungen abschaffen - Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung bereits konstant niedrig gehalten. Postfachbegrenzungen werden so überflüssig.
Unabhängigkeit
Unabhängigkeit vom E-Mail-Server - Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit stehen den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder bei Datenverlusten bleiben die E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden.
Unabhängigkeit von externen Anbietern - In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externen Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die zukünftige Verfügbarkeit des Betreibers und dessen technischen Sicherungsmechanismen voraus. Die lokale Archivierung dieser Daten bildet eine einfache zusätzliche Sicherungsmaßnahme.
Unabhängigkeit von MailStore - Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert langfristige Unabhängigkeit, auch von MailStore selbst.

Integrierte Speichertechnologie

Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe Datenbanksoftware benötigt und vom Setup an bereitsteht. Auf dieser Grundlage kann eine einzelne MailStore Server-Installation problemlos bis zu 500 Benutzer und entsprechend stark wachsende E-Mail- Volumen über Jahre hinweg effizient verwalten. Bei deutlich höheren Benutzerzahlen empfehlen wir, das individuelle Szenario mit unserem technischen Support-Team zu planen.
Effiziente Speicherung großer Datenvolumen
Maximale Skalierbarkeit - Ein Gesamtarchiv, wie es die Anwender sehen, kann intern aus beliebig vielen Archivspeichern zusammengesetzt werden. Gerät der Archiv- speicher, der für die Ablage neu archivierter E- Mails vorgesehen ist, an seine Leistungsgrenzen, so kann automatisch ein neuer Speicher im Dateisystem angelegt und verwendet werden. Dieses Konzept ermöglicht nicht nur ein flexibles Speichermanagement, sondern garantiert auch die Skalierbarkeit über große Datenvolumen hinweg.
Reduzierung des Speicherbedarfs - MailStore Server reduziert den Bedarf an Speicher durch De-Duplizierung auf MIME-Part- Ebene. Dabei werden identische Dateianhänge oder E-Mail-Bodies nur einmalig im Archiv abgelegt, auch wenn diese mehrfach in den Postfächern der Anwender vorkommen. Zusätzlich werden die MIME-Parts komprimiert. Auf diese Weise belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server.
Weitere Merkmale
Flexibles Speicher- Management - Sie können beispielsweise Archivspeicher, die aktuelle E-Mails enthalten, auf schnellem und entsprechend teurem Storage ablegen. Ältere und weniger häufig zugegriffene Archivspeicher können hingegen auf kostengünstigem Storage abgelegt werden. Schutz vor Manipulationen MailStore Server verwendet SHA-Hashes und wendet auf E-Mail-Texte und Dateianhänge eine AES256-Verschlüsselung an. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die archivierten Daten im Nachhinein nicht mehr manipuliert werden können.
Optionale Verwendung von SQL Server - Unternehmen, die bereits über eine entsprechende Infrastruktur verfügen, können auf Wunsch auch Microsoft SQL Server oder PostgreSQL zur Datenablage verwenden.

Flexible Archivierung

Mit MailStore Server können Sie Ihre E-Mails archivieren, ganz gleich, in welchem E-Mail-System diese gespeichert sind. Bei der Archivierung werden keine Änderungen an Ihrem E-Mail-System durchgeführt und Sie benötigen keinen administrativen Zugriff.
Unterstützte E-Mail-Systeme und Archivierungsmethoden
100% Vollständige Archivierung - E-Mails können direkt bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Der Vorteil: die Archivierung ist immer vollständig, auch wenn Anwender E-Mails aus ihren Postfächern löschen.
Archivierung existierender E-Mails - MailStore Server ermöglicht zudem die Archivierung bereits vorhandener E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien.
Unterstützte E-Mail-Systeme - 
  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016
  • Microsoft Office 365
  • Google Apps
  • Beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server und Webmail-Dienste
  • MDaemon, IceWarp und Kerio Connect
  • PST, EML und andere Dateiformate
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird
Allgemeine Merkmale
Dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers - Durch das regelbasierte Löschen von E-Mails nach der Archivierung kann das E-Mail-Volumen auf dem E-Mail-Server gleichbleibend geringgehalten werden. Beispielsweise können täglich alle E-Mails, die älter als 18 Monate sind, nach ihrer erfolgreichen Archivierung aus den Postfächern gelöscht werden.
Archivierung der Ordnerstrukturen - MailStore übernimmt bei der Archivierung die von den Anwendern angelegten Ordnerstrukturen. Dies steigert die Akzeptanz der Lösung im Unternehmen und verbessert die Nutzbarkeit der archivierten Daten. Originalgetreue Archivierung E-Mails werden ohne Informationsverlust und MIME-kompatibel archiviert. Dies ermöglicht nicht nur die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen, sondern auch die Weiternutzung der Daten über MailStore hinaus.
Automatische Anlage von Benutzern im Archiv - E-Mails werden grundsätzlich ihren Besitzern im Archiv zugeordnet. Die Benutzer können auf unterschiedliche Weise im Archiv angelegt werden:
  • Manuelle Anlage
  • Active Directory-Integration
  • Generische LDAP-Integration
  • MDaemon-, Kerio Connect- und IceWarp-Integration
  • Google Apps-Integration
  • Office 365-Integration
  • Application Integration zur Synchronisierung mit beliebigen externen Datenbanke

Zugriff auf das Archiv

MailStore Server verzichtet vollkommen auf den Einsatz von Stub-Objekten oder anderen Technologien zum Endanwender-Zugriff mit negativen Auswirkungen auf die Server-Performance und bietet unabhängig vom Zugriffsweg immer eine unmittelbare Live-Sicht auf das Archiv.
Unterstützte Zugriffswege
Nahtlose Outlook-Integration -  Anwender können über ein komfortables Add-in für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen, welches sich nahtlos in ihre gewohnte Arbeitsumgebung integriert. Das Add-in stellt dabei alle wesentlichen Funktionen wie die komfortable Suche, den Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur und One-Click- Restore bereit. Die Verteilung des Add-ins kann über Gruppenrichtlinien erfolgen.
Web Access -  MailStore Web Access ermöglicht den systemunabhängigen Zugriff auf das Archiv über beliebige Internet-Browser.
Mobile Web Access -  Über den Mobile Web Access ist zudem die Unterstützung moderner Smartphones oder Tablets (iOS, Android, Windows Phone und Blackberry) gewährleistet.
Maximale Produktivität
Schnelle Volltextsuche -  MailStore Server bietet eine extrem schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen. Alternativ ist immer auch der Zugriff über die ursprüngliche Ordnerstruktur möglich.
One-Click-Restore - Anwender können E-Mails aus dem Archiv heraus mit nur einem Mausklick in ihr Postfach selbstständig wiederherstellen.
Direktes Beantworten und Weiterleiten von E-Mails - Archivierte E-Mails können alternativ auch zum Beantworten oder Weiterleiten direkt in Microsoft Outlook oder in anderen E-Mail-Clients geöffnet werden (ohne Wiederherstellung).
Sichere HTML-Vorschau - MailStore Server bietet für alle Zugriffsoptionen eine sichere HTML- Vorschau archivierter E-Mails mit einem Whitelist-basierten, eigens für MailStore entwickelten HTML-Sanitizer.
Teamwork - Der Zugriff auf Archive anderer Mitarbeiter ist je nach Rechtevergabe möglich.

Rechtliche Sicherheit

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.
Regelmäßige Zertifizierungen
MailStore Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.
Umfassendes Technologiekonzept
Vollständigkeit der Archivierung - MailStore Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.
Originalgetreue Archivierung - Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.
Manipulationssichere Speicherung - Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und einer internen AES256-Verschlüsselung schützt MailStore Server die archivierten Daten vor Manipulationen.
Aufbewahrungsfristen - Grundsätzlich kann ein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, keine E-Mails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus kann eine globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfrist definiert werden.
Legal Hold - Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.
Protokollierung - MailStore Server protokolliert lückenlos alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion.
Auditor-Zugriff - Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.

Management API

MailStore Server kann über seine leistungsfähige Management API und Shell flexibel in die bestehende IT- Infrastruktur eines Unternehmens integriert werden. Auf diese Weise können individuelle Szenarien umgesetzt und administrative Aufgaben automatisiert bzw. ferngesteuert werden. Die Administration API ergänzt die Möglichkeiten zur Verwaltung von MailStore Server durch das Bereitstellen eines Kommandozeilen- sowie HTTP-basierten Zugriffs auf alle administrativen Funktionen. Dies ermöglicht die vollständig automatisierte Administration von MailStore Server mit Hilfe von Skripten oder sogar die Einbindung in zentrale Management-Lösungen.

Systemanforderungen

Unterstützte Betriebssysteme (32 & 64-bit) -
  • Microsoft Windows Vista SP2
  • Microsoft Windows 7 SP1
  • Microsoft Windows 8.1
  • Windows 10
  • Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 und 2008 SP2 (Foundation, Standard, Enterprise, Datacenter)
  • Microsoft Windows SBS 2008 SP2
  • Microsoft Windows SBS 2011 SP1
  • Microsoft Windows Server 2012 und 2012 R2 (Foundation, Essentials, Standard, Datacenter)
  • Microsoft Windows Server 2016 (Essentials, Standard, Datacenter)
Allgemeine Merkmale
  • Sie benötigen keinen zusätzlichen Webserver wie Microsoft IIS (MailStore Server startet einen eigenen HTTP-Server auf den entsprechenden TCP-Ports)
  • MailStore Server kann problemlos in virtuellen Umgebungen wie VMware betrieben werden
  • MailStore Server kann problemlos in Terminal-Server-Umgebungen ausgeführt werden
  • Microsoft SQL-Server ist nicht zwingend notwendig, kann aber optional eingesetzt werden
Hardware-Sizing
Während MailStore Server in den meisten Fällen ohne Planung „out-of-the-box“ verwendet werden kann, sollten größere Unternehmen die Lösung auch im Kontext der umgebenden IT-Infrastruktur betrachten und eine kurze Planungsphase vorsehen. Bitte nutzen Sie auch die Möglichkeit, uns zu kontaktieren und Ihren individuellen Bedarf zu besprechen.
 

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Hier erhalten Sie einen ersten Einblick in unsere Leistungsbausteine und Produkte.

 

Unsere Leistungen im Bereich IT Transformation umfassen die Hochverfügbarkeit von konfigurierbaren Fault-Tolerant Servern und Storage Systemen für den Mittelstand, Data Warehouse Systeme bis hin zu Oracle Examachines, Datenbankmodellierung (Oracle, PostgrSQL, Linux) und damit einhergehende Data Integration, Datenverschlüsselung, Hardware-Evaluation und Beschaffung, standortübergreifende Telefonanalagen-Vernetzung, Bedarfs- und Systemanalysen, IT-Konzeptionen, Administration, System-Überwachung und Maintanance, Hosting, Rechenzentren-Operationen, Cloud, Web-Technologien, Recovery, Migration, Rollout bis hin zur Konfiguration Ihrer Hardware, Remote Wartung Ihrer Infrastruktur ohne lästiges Ticketsystem, Network und Mobile Security.

Auch in Zeiten einer sich abzeichnenden digitalen Industrie 4.0 sind noch immer viele Unternehmen im Mittelstand damit beschäftigt, ihre IT-Landschaft zu professionalisieren und damit eine effiziente und kostenoptimale operative IT-Betriebsführung zu realisieren. Wir bieten ein spezialisiertes und zugleich breites Angebot an Dienstleistungen rund um Hardware, Systeme und Telekommunikation, sodass Sie sich ganz auf Ihr Kerngeschäft kümmern können.

Slide

Abtragen

Angesichts der anrollenden Digitalisierungswelle kommen Betriebe gleich welcher Branche und Größenordnung heute nicht mehr an der Aufgabe vorbei, ihre bestehende IT-Infrastruktur auf den Prüfstand zu stellen.

Glattziehen

Ohne ein vorheriges „Aufräumen“ oftmals gewachsener Systeme und der dahinter liegenden Kommunikations-, Storage- und Datenbank-Architekturen dürften weitere Bemühungen zur Digitalisierung an ihre Grenzen stoßen.

Ausliefern

Seit 1995 liefern wir kundenindividuell und für zukünftige Anforderungen flexibel skalierbare Enterprise Solutions. Wir statten den Mittelstand mit hoch verfügbaren und performanten Infrastrukturen bis hin zur Telekommunikation aus.

Vernetzen

Damit legen wir letztlich den Grundstein für die weitere Vernetzung und weitgehende Automatisierung ihrer internen und externen Prozesse und schaffen damit ein nachhaltiges IT-Gesamtsystem. Und das nachweislich budgetschonend.

Ich höre Ihnen zu, bevor ich mich an die Umsetzung passfähiger Lösungen mache.

 

Viele reden derzeit von Digitalisierung. Ohne verstanden zu haben, dass eine saubere Hardware-Infrastruktur erst die Basis hierfür schafft.

 

Technologische Neuerungen in der Hardware-, System- und Telekommunikationslandschaft beschleunigen heute nicht nur die Transformationsprozesse in ganzen Branchen. Nein, vielmehr ist die IT heute selbst zum Gegenstand einer Transformation geworden. Und zwar weg von der Hilfsfunktion und hin zum Business Enabler. IT macht viele der heutigen Geschäftsmodelle im Markt erst möglich.

Das gilt gerade auch für den Mittelstand. Doch wie ist hier es um Ihre heutige Telekommunikations- und Hardware-Welt bestellt? Ist sie auf die immer mehr spürbar werdenden Anforderungen einer sich entwickelnden digitalen Industrie 4.0 vorbereitet? Und wie geht man die Herausforderung an, im laufenden Tagesgeschäft die IT-Infrastruktur umrüsten und die oftmals noch isolierten Teilsysteme miteinander vernetzen zu müssen?

Schon früh hat mich die IT-Welt fasziniert und gefesselt. Seit nunmehr 25 Jahren beschäftige ich mich mit derartigen Fragestellungen an der Schnittstelle Software-Hardware. Heute ist es vor allen Dingen die Hochverfügbarkeit individuell konfigurierbarer Fault-Tolerant Server und Storage Systeme samt dahinter liegender Sicherheitsarchitekturen, die mich umtreibt. Datenbanken modellieren (Oracle, PostgreSQL, Linux), Systeme und Daten integrieren sowie standortübergreifend Telekommunikationssysteme miteinander vernetzen, darauf bin ich spezialisiert.

Von der Bedarfsanalyse über die Konzeption bis hin zur Beschaffung und Implementierung: den Prozess übernehme ich für Sie. Immer greifbar, hochgradig flexibel und mit garantierter Umsetzungsgarantie vor Ort. Ich arbeite dafür, High-End Lösungen für den Mittelstand zu realisieren. Und das branchenübergreifend, budgetschonend und mit voller Leidenschaft für meine Arbeit.

Die IT war schon immer ein Sektor, der von Spezialistentum geprägt war. Entsprechend bin ich bereits 1995 in das unternehmerische Risiko gegangen und habe das Systemhaus Kölbl hochgefahren. Verlässliche und nachhaltige Partnerschaften sind das, auf was meine Kunden Wert legen. Ebenso wie ich. Entsprechend bin ich von einem belastbaren Netzwerk aus professionellen Fachexperten und kompetenten Kooperationsunternehmen mit einem Maximum an Verantwortungsbewusstsein umgeben. So zählen zu meinen engsten Partnern u.a. der japanische IT- und Kommunikations-Konzern NEC oder auch der Oracle Platinum Partner ISE Information Systems Engineering GmbH.

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